1.1 Wat hebben wij nodig voor onze dienstverlening
Om goede zorg te kunnen verlenen, verzamelen wij persoonsgegevens van u. Dit is noodzakelijk voor een goede zorgverlening, om contact met u op te nemen en de facturatie te verzorgen. Om de diensten te kunnen leveren, dient Active Hands zorgverleners in te schakelen en is het nodig om met de zorgverleners uw gegevens te delen. Als wij u bijvoorbeeld doorverwijzen, zullen wij ook een deel van uw dossier moeten delen. Wij doen dit enkel met uw toestemming en verstrekken slechts de persoonsgegevens die van belang
zijn voor die dienstverlening.

1.2 Wettelijk verplichtingen
Zorgaanbieders zijn verplicht om zorgdossiers 15 jaar te bewaren. Als de wettelijke bewaartermijn is verlopen en u niet langer cliënt bij ons bent, worden de gegevens vernietigd. Indien u ons cliënt blijft, bewaren wij de persoonsgegevens in het kader van toekomstige zorgverlening.

1.3 Voor wie geldt deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring geldt voor al onze cliënten. Daarnaast is deze privacyverklaring ook van toepassing wanneer u een bezoek brengt aan onze website, een voormalige cliënt bent, cliënt wil worden of wilde worden, maar dit uiteindelijk niet is gebeurd of wij voor uw zorgaanbieder waarnemen.

1.4 Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Onze organisatie is (verwerkings)verantwoordelijke voor het verzamelen en gebruiken van uw gegevens.

2. Persoonsgegevens en verwerking daarvan

2.1 Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. Er zijn verschillende categorieën persoonsgegevens zoals gegevens betreffende behandelingen, facturatie en verwijzingen. Wanneer u cliënt wordt bij ons, ontvangen wij u persoonsgegevens via het beveiligd digitaal berichtverkeer vanuit de gemeente. Uw persoonsgegevens en gegevens omtrent uw zorgverlening worden vastgelegd in uw dossier.
In ons elektronische systeem kunnen ook een zorgplan, contactmomenten en cliëntgegevens opgenomen worden.

2.2 Wat betekent verwerken?
De betekenis van het begrip ‘verwerken’ is ruim en houdt onder meer in: het verzamelen, bewaren, raadplegen, gebruiken, met elkaar in verband brengen en het verstrekken aan derde partijen die voor ons bepaalde diensten uitvoeren. Hiervoor hebben wij eerst uw toestemming voor nodig.

2.3 Waarom hebben we toestemming nodig voor de verwerking?
Wij mogen niet zomaar persoonsgegevens van u verwerken. Daar hebben wij een legitieme reden voor nodig. Vaak vloeit dit voort uit de behandelovereenkomst of een wettelijke verplichting. Soms is dit gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming. Indien u niet akkoord gaat kunnen we u niet goed van dienst zijn. Passende zorg kan enkel geleverd worden als alle relevante gegevens beschikbaar zijn. Bovendien zijn wij verplicht om een zorg dossier aan te leggen om de kwaliteit van (toekomstige) zorg te waarborgen.

3. Wat doen wij met uw gegevens?

3.1 Inschrijving
Indien u zich inschrijft moet u naast de onder 2.1. genoemde gegevens ook uw BSN-nummer opgeven. Dat moeten wij op uw identiteitsbewijs controleren. Wij maken daarvan geen kopie of scan. Als dat aan de orde is, zullen wij u vragen naar uw dossier bij uw voorgaande zorgaanbieder. Dit is niet van toepassing wanneer u een Wmo-indicatie heeft van de gemeente. Deze gegevens ontvangen wij zoals onder 2.1 is aangegeven.

3.2 Verwijzing
Soms kan het nodig zijn om u te verwijzen naar een andere specialist. Wij verstrekken enkel de noodzakelijke persoonsgegevens aan deze specialist. Indien u een afspraak maakt met deze specialist, wordt dit gezien als het geven van toestemming.

3.3 Betaling
Wij gebruiken uw gegevens om uw verzekeraar of u een factuur te sturen voor de behandeling. Op de factuur staan uw NAW-gegevens en een specificatie van de geleverde zorg. Deze facturen bewaren wij voor onze debiteurenadministratie. Indien een rekening na meerdere herinneringen niet wordt betaald, kunnen gegevens worden gedeeld met derden voor de incasso. Dit is niet van toepassing wanneer u een Wmo-indicatie heeft van de gemeente.

3.3 Zorgverzekeraar
Indien u verzekerd bent, wisselen wij uw persoonsgegevens uit met de zorgverzekeraar. Wij wisselen enkel de noodzakelijk gegevens uit.
De zorgverzekeraar kan tevens gegevens opvragen van verzekerde voor een controle. Afhankelijk van het soort onderzoek moeten wij de gevraagde gegevens verstrekken. Daarbij zullen wij de privacy van onze patiënten altijd voorop stellen. Dit is niet van toepassing als u een Wmo-indicatie heeft vanuit de gemeente.

3.4 Bezoek website
Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij een aantal gegevens verwerken via cookies.

3.5 Melden van incidenten
Als er onverwacht toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw
persoonsgegevens – of wij vermoeden dat dit het geval is – dan zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit incident op uw persoonsgegevens betrekking heeft en voor u mogelijk een hoog risico inhoudt op uw rechten en vrijheden, dan brengen we u zo snel mogelijk op de hoogte.

3.6 Verwerker
Het kan noodzakelijk zijn dat gegevens worden gedeeld met derden, zoals een
ICT-leverancier van ons of een administratiekantoor. Indien deze derde kwalificeert als een verwerker, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af met deze partij, zodat uw privacy beschermd is.

4. Plichten zorgaanbieder

4.1 Beveiliging
Zorgaanbieders hebben een beroepsgeheim en mogen in de basis niets doorgeven aan anderen. Al onze medewerkers die cliëntgegevens verwerken of daarvan kennis nemen, hebben zich verplicht tot geheimhouding.
Gegevens uit uw dossier worden slechts gedeeld met diegenen die bij de behandeling zijn betrokken of wanneer u toestemming hebt gegeven voor het delen van die gegevens. Wij geven geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Iedere zorgverlener mag alleen onder zijn/haar eigen account inloggen. In
uitzonderingsgevallen kan het toch nodig zijn om snel toegang te krijgen tot een cliëntendossier, bijvoorbeeld bij spoedgevallen. Naast de bovengenoemde organisatorische maatregelen zullen wij ook voldoende technische beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen.

4.2 Verantwoordingsplicht
Om te voldoen aan onze verantwoordingsplicht houden wij registers bij van verwerkingen en
eventuele datalekken.

5. Waar hebt u recht op?

5.1 Recht op inzage en afschrift

U hebt het recht om kennis te nemen van de gegevens in uw dossier. U kunt op afspraak uw dossier inzien onder begeleiding van de zorgprofessional. Verder hebt u recht op een afschrift van uw dossier. Persoonlijke aantekeningen vallen niet onder dit inzagerecht. Indien van toepassing, zullen in beginsel de gegevens van derden in uw dossier onzichtbaar worden gemaakt.

5.2 Recht op correctie

U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens te rectificeren. Tevens kunt u uw dossier aanvullen. Zorg er ook voor dat u wijzigingen in uw gegevens doorgeeft, bijvoorbeeld uw huisadres bij een verhuizing of wijziging van een telefoonnummer. Voor simpele wijzigingen kunt u gewoon naar Active Hands bellen of mailen naar info@activehands.nl. Voor een complexer verzoek kunt u onderaan de verklaring vinden waar u een verzoek kunt indienen.

5.3 Recht op verwijdering

U hebt het recht op gegevensverwijdering. Deze verwijdering is niet in alle gevallen mogelijk. Gelet moet worden op het aanmerkelijk belang van een ander om de gegevens te bewaren (denk aan een rechtszaak of erfelijkheid) en andere wettelijke voorschriften die zich verzetten tegen vernietiging.

5.5 Recht op klagen

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dat niet tot het gewenste resultaat leiden dan hebt u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

5.4 Overige rechten

U hebt tevens recht op informatie, beperking van de gegevensverwerking, recht op verzet tegen de gegevensverwerking en het recht op het verkrijgen van uw gegevens in elektronische vorm. Indien u een van uw rechten wilt uitoefenen vragen wij u schriftelijk een verzoek te doen. Onderaan het reglement kunt u vinden waar u een verzoek kunt indienen. Wij streven ernaar om binnen vier weken te reageren op uw verzoek.

Vragen?
Indien u gebruik wilt maken van een van uw rechten of nog vragen heeft kunt u contact met ons opnemen via info@activehands.nl.